Cập nhật: Điểm mới về thể thức và kỹ thuật trình bày VB hành chính theo Nghị định 30/2020

Ngày xuất bản: 16/06/2020 8:08:00 SA
Lượt đọc: 1031

 

Dưới đây là nội dung so sánh quy định về soạn thảo văn bản hành chính của Nghị định 30 so với những quy định trước đây hy vọng sẽ là tài liệu hữu ích cho các bạn!

 

Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

1. Hình thức văn bản

Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định có 4 hình thức văn bản bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

2. Văn bản hành chính

3. Văn bản chuyên ngành

4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Nghị định 30/2020/NĐ-CPquy định có 3 hình thức văn bản bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

2. Văn bản hành chính

3. Văn bản chuyên ngành

2. Tên loại văn bản hành chính

Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định có: 32 tên loại văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án...

* Tên loại văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định có 29 loại hình thức văn bản hành chính, so với Nghị định 110/2004/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản là Phiếu báo. 04 loại văn bản mang tính chất của văn bản chuyên ngành không được quy định tại Nghị định bao gồm: Bản cam kết, Giấy đi đường, Giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ, các hình thức văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Mực ký văn bản

Khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

quy định mực ký văn bản màu xanh.

Phông chữ

Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV chỉ quy định Phông chữ Times New Roman.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định Đối với văn bản điện tử, văn bản giấy sử dụng thống nhất phông chữ Times New Roman “màu đen”.

Cách đánh số trang văn bản

Điểm g, Khoản 2 Điều 15 Thông tư 01/2011/TTBNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ảrập.

Số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng đối với Quyết định, Nghị quyết, Quy định, Quy chế)

Khoản 2 Điều 11 Thông tư 01/2011/TT-BNV nội dung văn bản (trong đó có căn cứ ban hành văn bản) được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng.

Điểm a khoản 6 Mục II Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cách trình bày căn cứ văn bản hành chính (đối với Quyết định và Nghị quyết) thống nhất với cách trình bày căn cứ văn bản quy phạm pháp luật: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ in nghiêng, cuối 7 dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức

 Vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định về vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức cụ thể: Hình ảnh, vị trí chữ ý số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

 

Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO:8601)

Giống Thông tư số 01/2011/TT-BNV

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Không hiển thị thông tin

 Vị trí, hình ảnh chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo

 

Đối với văn bản giấy: Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV: Ký, đóng dấu lên văn bản kèm theo

Không ký, đóng dấu lên văn bản kèm theo đối với văn bản giấy và văn bản điện tử cùng tệp tin (file). Ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản kèm theo đối với văn bản điện tử khác tệp tin (file).

4. Về trách nhiệm trong việc soạn thảo và ký ban hành văn bản

Khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định:

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

- Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.

Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định bổ sung thêm trách nhiệm của chuyên viên soạn thảo văn bản và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc ký văn bản, cụ thể như sau: Khoản 4 Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Cá nhân được giao nhi ệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Khoản 5 Điều 13 quy định: Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

 

Khoản 1, Điều 12 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.

 

Khoản 2, Điều 12 quy định: Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

5. Ký thừa ủy quyền

Khoản 3 Điều 10 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.

Khoản 3 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

6. Ký thay

chưa quy định

Ký thay trong trường hợp khuyết cấp trưởng Khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

7. Ký thừa lệnh

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP chưa quy định.

 

 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Dưới đây là nội dung so sánh điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư so với Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và Thông tư 01/2019/TT-BNV.

 

Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nghị định 110/2004/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 09/2010/NĐ-CP

Quy định về “Bản chính văn bản giấy”

Khoản 9, Điều 3, Nđ 30

 

 

Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

 

 

"Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành".

Điểm mới là Nghị định 30 cũng khẳng định, bản chính phải được tạo lập từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Theo đó có 2 cách tạo bản chính, cụ thể:

 

Về bản sao

Các quy định trước đây chỉ quy định định việc sao từ giấy ra giấy hoặc sao từ sổ gốc ra giấy, NĐ 30 thừa nhận "giao từ giấy ra điện tử"," sao từ điện tử ra giấy","sao từ điện tử ra điện tử"

Về kỹ thuật trình bày văn bản

NĐ 30 quy định mới: in nghiêng toàn bộ phần căn cứ trong các văn bản và số trang được đánh tại vị trí căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản

Về kỹ thuật trình bày văn bản điện tử

NĐ 30: quy định hiển thị hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu cảu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. (khoản 8, Mục II, Phần I, Phụ lục I), không quy định hiển thị thông tin thời gian  ký số của cơ quan, tổ chức.

NĐ 30: quy định cụ thể hình thức ký số đối với văn bản và phụ lục được ban hành kèm theo mà không cùng tệp tin  với văn bản chính

Quy định về phát hành văn bản số hóa giữa Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 01/2019/TT-BNV

Khoản 6 Điều 18 và Điểm c Khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, văn thư Cơ quan thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (số hóa văn bản giấy) và ký số của Cơ quan, tổ chức.

Tiếp đó, Khoản 3 Mục II Phần I Phụ lục I quy định thể thức Bản sao y định dạng điện tử như sau:

“3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử

a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

c) Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”.

Quy định này cơ bản kế thừa Khoản 2 Điều 6 Thông tư 01/2019/TT-BNV. Về bản chất, bản số hóa chính là bản sao y định dạng điện tử của văn bản giấy. Tuy nhiên, do Thông tư số 01/2019/TT-BNV không quy định các hình thức sao văn bản (do giới hạn về thẩm quyền của Bộ trưởng) nên gọi là “văn bản số hóa”.

Theo đó, thể thức ký số văn bản số hóa để phát hành cũng thay đổi để phù hợp với thể thức bản sao nói chung. Cụ thể, khi văn thư Cơ quan thực hiện ký số trên bản Số hóa, thông tin “SAO Y, tên cơ quan tổ chức sao văn bản và thời gian ký" sẽ hiển thị tại góc trên bên phải, trang đầu văn bản. Trước đây, theo Thông tư số 01/2019/ TT-BNV thì phần này hiển thị cả hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức - chính là hình ảnh đầu của cơ quan, tổ chức.

Tương tự, khi tiếp nhận văn bản giấy đến, văn thư cơ quan số hóa văn bản để đưa vào Hệ thống cũng chính là đang thực hiện sao y văn bản từ giây sang số. Trường hợp này, thế thức ký số trên văn bản số hóa cũng chính là thể thức của bản sao điện tử, thông tin chữ ký số hiển thị trên văn bản số hóa là “SAO Y, tên cơ quan tổ chức sao văn bản và thời gian ký”.

Quy tắc viết hoa Xem chi tiết: TẠI ĐÂY

Nguồn tham khảo: Cục văn thư và lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ